Martin Koksrud Bekkelund

Jeg kan ikke fordra e-post! Sånn, det var godt å få sagt det!

I skrivende stund inneholder innboksen og tilhørende undermapper 6563 e-post. Alt er selvfølgelig behørig lest, behandlet og sortert. Dette er e-post mottatt over en periode på nær syv år, hvilket utgjør omtrent 1000 e-post per år, hvilket igjen blir omtrent fem e-post per virkedag. Enda er dette kun det jeg har arkivert. Prosentandelen som er slettet er betydelig større! Ser man dette opp i mot en gjennomsnittlig behandlingstid kan du bare forestille deg hvilke enorme mengder tid som ofte kastes bort på e-post.

E-post har blitt en lettvinn utvei for mange. I utgangspunktet bør e-post kun benyttes til å utveksle filer og korrespondanse som bør foregå skriftlig. Mange tar det for gitt at man kan sende en e-post og at mottakeren automatisk responderer og reagerer på e-posten. Jeg opplever at dette ofte er brukere med lavere teknologisk forståelse, uten at jeg skal stigmatisere noen. Hvor ofte hører man ikke noen si at de bare skal «sjekke mæilen», hvor de i beste fall får et par kjedebrev og spam. Så viktig er ikke jeg, at jeg må «sjekke mæilen» ved hvert ledige minutt.

Det er ingen automatikk i at en e-post verken blir lest eller behandlet av mottaker!

Sender du fra deg en e-post bør du tenke på følgende:

• Haster det? I så fall bør du kanskje ta en telefon i stedet, for så å avtale at du sender over eventuell ekstrainformasjon per e-post.
• Må du ha hjelp av andre? I så fall bør du avtale dette på forhånd, helst på telefon, slik at det ikke oppleves som pådytting av arbeid for mottaker. Hvis det i tillegg er arbeid du strengt tatt kan gjøre selv kan du spare deg både telefon og e-post, med mindre du har et tidsskjema som ikke tillater det.
• Forventer du svar til et gitt tidspunkt? Avtal i så fall dette med mottaker på forhånd.
• Hvor ofte leser mottaker e-post? Det er ikke alle som leser e-post hver dag. Jeg opplever gjerne at teknologibevisste mennesker ikke er opptatt av å lese e-post til alle døgnets tider, men tilpasser dette til behovet. Selv leser jeg slett ikke e-post hver dag. Kurs, foredrag, kundemøter og reiser er faktorer som ikke gjør det naturlig å sjekke e-postboksen til enhver tid, og enda mindre naturlig å bruke tid på å svare på e-posten dersom en kunde betaler for tiden. For oss som sitter hele dagen foran skjermen er det heller ikke alltid like fristende å sette seg ned foran skjermen på fritiden.
• Har du store vedlegg? Båndbredde er faktisk svinedyrt i Norge. Mange ISP-er opererer med en grense for hvor mye data som kan transporteres per måned. På bekkelund.net har jeg 5 GB per måned, uten at det foreløpig er et problem for meg. Store filer bør komprimeres før de sendes per e-post.

Ønsker du å komme i kontakt med meg, eller at jeg skal utføre et bestemt arbeid for deg, foretrekker jeg at du tar en telefon først. På den måten avklarer vi detaljene umiddelbart, misforståelser unngås og tid spares. Ofte ber jeg deg om å sende meg en e-post i tillegg, men det er gjerne for supplerende informasjon, bekreftelse på inngåtte avtaler eller rett og slett som en huskelapp dersom jeg er på farten.

Etter å ha lest denne artikkelen sitter du sannsynligvis igjen med ett av to inntrykk: Enten syntes du jeg er et egoistisk, selvsentrert rasshøl, eller så forstår du hva jeg mener. Dersom du er av den første oppfatningen bør du lese artikkelen en gang til og spørre deg selv: «Hvor viktig er e-post egentlig for meg?»

Har du noen kommentarer eller tips til en bedre e-posthverdag? Legg igjen en kommentar! :-)

Frustrasjoner