Martin Koksrud Bekkelund

De fleste organisasjoner av en viss størrelse har et intranett. Her publiserer man gjerne interne nyheter, dagens vits, vinneren av ukas vinlotteri, presseklipp og annet innhold webredaktøren synes er passende. Alt for mange intranett er derimot sørgelig ubrukelige. Hvorfor? Fordi det understøtter ikke den jobben medarbeiderne skal utføre.

Et intranett skal understøtte de arbeidsprosesser medarbeiderne utfører hver dag og bør eksempelvis inneholde:

• Timeregistrering
• Helpdesk / Brukerstøtte
• Dokumentarkiv
• CRM

Brukerne har som regel et klart mål ved å besøke intranettet, eksempelvis å føre timer, løse en sak på brukerstøtte, finne et dokument eller kontaktinformasjon til en kunde. Inn, løse oppgaven, ut. Å besøke et intranett uten å kunne gjennomføre noe konstruktivt er kun bortkastet tid. Medarbeidere ser altså ikke på prosesser på intranettet som en del av deres kjerneoppgaver, men om en slags metaoppgave de må innom for å utføre de egentlige oppgavene. Hvorfor da ikke tilrettelegge de egentlige oppgavene på intranettet, og kutte ut det som er støy?

Et intranett skal:

• Understøtte bedriftens kjernevirksomhet og forretningsprosesser
• Være en plattform for kommunikasjon og samarbeid
• Skape nærhet til kunder, leverandører, partnere og ansatte

På jobben er vi for øyeblikket i ferd med å foreta en fullstendig oppussing av våre nettsider, både internett, intranett og ekstranett. Vi ønsker å strukturere våre interne arbeidsprosesser, så hva er bedre enn å tilrettelegge disse på et intranett? På intranettet får vi anledning til å arbeide med prosjekter, tilgang til kundeopplysninger, registrere timer, behandle saker på brukerstøtte og lese e-post. Ved å benytte ett eneste program — nettleseren — får vi tilgang til det vi tidligere måtte åpne fire-fem programmer for å utføre. I tillegg blir vi uavhengige av vår personlig datamaskin, men kan benytte en valgfri maskin, så lenge den har tilgang til internett.

Når man ser på funksjonaliteten hos vinnerne av Intranet Innovation Awards 2007, tror jeg suksessfulle intranett blir et av bedriftens viktigste verktøy, uansett hva man skal gjennomføre.

WWW