Martin Koksrud Bekkelund

Før jul fattet regjeringen et vedtak om å bruke HTML, PDF og ODF som obligatoriske dokumentstandarder i det offentlige. Det vil si at når du i fremtiden mottar dokumenter fra offentlige instanser, skal de være på et av de omtalte formatene. Jeg gir deg her en rask innføring i hva dette betyr for deg og hvordan du kommer i gang uten å bruke en krone.

HTML

HTML er et format som hovedsaklig benyttes til distribusjon av informasjon som ikke trenger å redigeres, og er et format de aller fleste benytter, men som de aller færreste er kjent med. HTML er formatet man publiserer websider i. Dersom du publiserer en side på nettet er det en HTML-side, evt. en XHTML-side for de innvidde. Denne siden du leser akkurat nå er en XHTML-side.

For deg som bruker betyr dette ingenting. Offentlige instanser vil publisere informasjon på sine nettsider, og du benytter din favoritt-nettleser til å lese dem, slik du alltid har gjort. Personlig foretrekker jeg Firefox eller Opera.

Ønsker du å lære mer om HTML har Wikipedia en god artikkel.

PDF

Akkurat som HTML er PDF et format som benyttes til distribusjon av informasjon som ikke trenger å redigeres. PDF benyttes der man skal beholde den layout forfatteren ønsket da hun skrev dokumentet, noe man ikke oppnår i tilfredsstillende grad med HTML.

I både Mac OS X og de fleste Linux-distribusjoner følger det med en innebygget PDF-leser. I Mac OS X heter denne applikasjonen «Preview», mens du som Linux-bruker kan benytte Xpdf. Du som benytter Windows kan benytte deg av Adobes Acrobat Reader.

Ønsker du å produsere PDF-dokumenter kan du enkelt gjøre dette med OpenOffice eller NeoOffice. Begge disse programpakkene omtales under neste avsnitt.

Ønsker du å lære mer om PDF har Wikipedia en god artikkel.

ODF

ODF er et paraplybegrep som dekker over en rekke forskjellige dokumenttyper. ODF står for OpenDocument format og benyttes til distribusjon av dokumenter som du som bruker selv trenger å redigere, for eksempel for å fylle ut og sende i retur til det offentlige. Når du mottar ODF-dokumenter vil du se at de er i en av følgende typer. Jeg har laget et eksempel for hver dokumenttype som du kan laste ned og åpne.

• Tekstdokumenter: ODT, for eksempel tekstdokument.odt
• Regneark: ODS, for eksempel regneark.ods
• Presentasjoner: ODP, for eksempel presentasjon.odp
• Grafikk og tegninger: ODG, for eksempel tegning.odg
• Databaser: ODB, for eksempel database.odb

Ønsker du å lære mer om ODF har Wikipedia en god artikkel. Du kan også lese den engelske versjonen.

Hva trenger jeg for å åpne disse dokumenttypene?

Microsoft Office kan dessverre ikke åpne disse dokumenttypene. Derfor trenger du en annen kontorpakke. Heldigvis trenger du ikke å lete lenge, eller å betale penger for en annen kontorpakke. Du som bruker Linux eller Windows kan gratis laste ned kontorpakken OpenOffice, mens Mac OS X-brukere gratis kan laste ned NeoOffice, som er Mac-versjonen av OpenOffice. Både OpenOffice og NeoOffice kommer på norsk, både som bokmål og på nynorsk.

Merk at dersom du ønsker å benytte en annen kontorpakke enn OpenOffice eller NeoOffice, kan du gjerne gjøre det. Du er ikke avhengig av en av disse to applikasjonene for å håndtere ODF-filer. Jeg anbefaler de fordi jeg selv har utelukkende god erfaring med begge. Som nevnt støtter ikke Microsoft Office ODF, så du kan ikke benytte denne kontorpakken.

Er det dyrt å bytte kontorpakke?

Nei. Både OpenOffice og NeoOffice er gratis. Det krever heller ingen registrering. Begge pakkene er såkalt fri programvare. Dette betyr at du blant annet kan gi programmet videre til andre, dersom du synes det er et bra program.

Ønsker du å vite mer om hvilke fordeler fri programvare gir deg, kan jeg anbefale NUUGs lettleste folder om emnet.

Er det vanskelig å bytte kontorpakke?

Nei. Dersom du har benyttet Microsoft Office tidligere, vil både OpenOffice og NeoOffice være såpass like Microsoft Office at du ikke trenger noen form for opplæring. Det eneste du trenger å gjøre er å laste ned og installere en av disse kontorpakkene.

Dersom du er kjent med Microsoft Office fra før, lister jeg her hva ekvivalenten heter i OpenOffice og NeoOffice.

Microsoft Office	OpenOffice / NeoOffice
Word	Writer
Excel	Calc
PowerPoint	Impress
Access	Base
Visio	Draw

OpenOffice og NeoOffice har i tillegg en applikasjon som heter «Math», beregnet på matematiske funksjoner.

Kan jeg ta en titt først?

Dersom du ønsker å kikke først, har jeg lagt ut noen skjermbilder du kan kikke på for å få et bedre inntrykk av hvordan både OpenOffice og NeoOffice ser ut. Trykk på hvert skjermbilde for å se det i full størrelse.

OpenOffice for Windows

NeoOffice for Mac OS X

Tar du din egen medisin, Martin?

Selvfølgelig. På jobben har vi standardisert på bruk av HTML, PDF og ODF. Vi som benytter Mac bruker NeoOffice, mens resten benytter OpenOffice, enten de befinner seg på Linux eller Windows. For oss som har brukere på flere forskjellige plattformer er det viktig at vi kan sende dokumenter til hverandre, uten å være avhengig av en bestemt kontorpakke.

Her hjemme benytter er både jeg og min samboer Mac-brukere, og benytter således NeoOffice. Tidligere var min samboer Ubuntu Linux-bruker, og benyttet da OpenOffice. Da hun byttet fra Linux til Mac kunne hun enkelt ta med seg dokumentene hun hadde på den gamle Linux-maskinen over på den nye Mac-en.

Mine foreldre er pensjonister. De siste tre årene har de benyttet OpenOffice som sin eneste tekstbehandler. Da de gikk i gang med OpenOffice var det ikke nødvendig å lære dem hvordan det fungerte. Med en norsk versjon av OpenOffice og et grensesnitt som ligner på Microsoft Office, var det helt uproblematisk for mine foreldre å bytte kontorpakke.

Sist sommer kom naboen innom for å be om litt hjelp. Han hadde kjøpt ny PC med en prøveversjon av Microsoft Office forhåndsinstallert. Da han kom til meg var prøvetiden gått ut, og han var litt i villrede for hva han skulle gjøre, ettersom han ikke ønsket å bruke en liten formue på å kjøpe Microsoft Office. Jeg tipset ham om OpenOffice, og et par uker senere kom han innom for å takke for hjelpen. Ikke bare var OpenOffice enkelt å bruke, det var også vesentlig raskere enn Microsoft Office, hevdet han. I tillegg hadde han også installert OpenOffice på ungenes PC-er. I stedet for å dele en dyr Microsoft Office-lisens til flerfoldige kroner, eller enda verre, å kjøpe en til hver, kunne han nå installere OpenOffice på alle PC-ene uten ekstra kostnader. På denne måten frigjorde han samtidig sin egen PC, da ungene kunne gjøre lekser på sine egne maskiner.

Hva gjør jeg hvis jeg trenger hjelp?

Selv om både OpenOffice og NeoOffice er gratis, betyr det ikke at du må klare deg på egenhånd hvis du trenger hjelp. Hvor mange ganger har du forresten kontaktet brukerstøtte for å få hjelp til Microsoft Office?

OpenOffice har et godt besøkt diskusjonsforum på norsk hvor du kan få hjelp. I tillegg kan du gratis laste ned brukerveiledninger som du kan lese i ro og mak. Som om ikke det er nok finnes det to gratis bøker på norsk som du kan laste ned, en for tekstbehandling og en for presentasjoner.

På samme måte som OpenOffice, har også NeoOffice et svært godt besøkt brukerforum. Du finner også brukermanualer på nettet, i tillegg til norske beskrivelser.

Dette er mine tips for å hjelpe deg i gang. Dersom du allerede er i gang med OpenOffice eller NeoOffice, kanskje du har noen tips å dele med oss andre? Eller kanskje du har gode erfaringer med andre applikasjoner? Legg i så fall igjen en kommentar! :-)

Programvare