Martin Koksrud Bekkelund

I disse dager sender store deler av næringslivet sine ansatte hjem for å jobbe på hjemmekontor på grunn av koronaviruset. Hva trenger man egentlig for å kunne jobbe fra hvor som helst?

På jobben benytter vi verktøy som lar oss jobbe uavhengig av hvor vi måtte befinne oss. Først og fremst er det fordi disse verktøyene er de mest praktiske for oss, men også fordi det er viktig for oss nettopp å kunne jobbe fra hvor som helst. Det er en del av vår kontinuitets- og beredskapsplan, altså vår plan for hvordan vi opprettholder kontinuitet i arbeidet og holder beredskap gjennom kriser som dette.

Slike verktøy er typisk webbasert, eventuelt installert lokalt, og fungerer via nettet uten å måtte være på en bestemt plass.

Videomøter

Når man ikke møtes ansikt til ansikt er det telefon- eller videomøter som gjelder, dersom vi har behov for å snakke sammen to eller flere personer. Det finnes mange løsninger som Skype og Teams, men vi har god erfaring med Whereby (tidligere kjent som Appear.in).

Chat

For kommunikasjon som ikke trenger muntlig forståelse bruker vi Slack. Det fungerer bra i situasjoner som dette. Slack er chat i grupper eller mellom enkeltpersoner og er et av våre mest brukte verktøy.

For arbeidet

Vårt desidert viktigste verktøy er det vi bruker for å visualisere og gjennomføre arbeidet. Vi bruker Trello, et webbasert Kanban-verktøy som lar deg visualisere arbeid slik at alle til enhver tid ser hva som er gjort, hva som pågår og hva som venter. Det er uvurderlig i hverdagen og enda mer i disse tider når folk sitter distribuert.

Dokumenter

For dokumenter, regneark, presentasjoner og liknende benytter vi Google Drive, eller G Suite som det heter for bedrifter. Vi har også Sharepoint som mange bedrifter gjerne har, men Google sine løsninger er etter mine preferanser å foretrekke på grunn av brukervennligheten.

Fjerntilgang

Enkelte bedrifter krever at man kobler seg til bedriftens nettverk for å kunne bruke deres tjenester. Med VPN setter man opp slik tilgang. Jeg bruker selv Firewalla for å få tilgang til nettverket hjemme og på hytta. Usedvanlig enkelt, praktisk og bra for sikkerheten.

Mail og gruppevare

Utover det ovennevnte har vi kommet til kategorien «goes without saying», det vil si mail og gruppevare som kalender og oppgaver.

Men hva med arbeidsprosessen?

Det viktigste er ikke verktøyene omtalt over, men hvordan man skaper en god prosess for å bruke dem på samme måte blant dem du jobber sammen med, selv om dere ikke sitter sammen. Verktøyene over er verktøy vi allerede bruker, så vi har liten til ingen innføring i å gå over til å jobbe på hjemmekontor. Vi har innført litt ekstra prosess med morgenmøter og annen oppfølging, men ellers er prosessen det samme som før.

Det viktige er som nevnt ikke verktøyene, men hvordan man plasserer dem i en naturlig arbeidsflyt med deg og dine kollegaer. Nå er det tiden å praktisere det på.

Programvare